OJTREK: Digitalisasi Monitoring Presensi, Logbook, dan Evaluasi Peserta Magang

Digitalisasi Pengelolaan Kegiatan Magang PBL BPVP Kendari

Pelaksanaan kegiatan magang atau On the Job Training (OJT) membutuhkan proses
pemantauan yang teratur agar kehadiran, aktivitas harian, perkembangan kompetensi,
serta evaluasi peserta dapat terdokumentasi dengan baik.

Seiring meningkatnya kebutuhan terhadap pengelolaan pemagangan yang lebih
terstruktur, proses pencatatan yang sebelumnya dapat dilakukan secara manual
memerlukan dukungan sistem digital agar data lebih mudah dipantau, diverifikasi,
dan direkapitulasi.

OJTREK (On the Job Training Record & Evaluation Kejuruan)
dikembangkan sebagai sistem informasi untuk membantu proses tersebut melalui
satu platform yang mengintegrasikan presensi, logbook, verifikasi pembimbing
industri, evaluasi, dan pelaporan kegiatan magang.

Mengapa OJTREK Dikembangkan?

Dalam pelaksanaan magang, terdapat beberapa data yang perlu dipantau secara
berkelanjutan. Mulai dari kehadiran peserta, aktivitas yang dilakukan setiap
hari, catatan pembimbing, hingga hasil evaluasi selama berada di tempat kerja.

Apabila proses tersebut dilakukan secara terpisah, proses pemeriksaan dan
rekapitulasi dapat membutuhkan waktu lebih lama. OJTREK dirancang untuk
menyatukan proses tersebut sehingga pihak yang terlibat dapat memperoleh
informasi sesuai dengan perannya.

Fitur Utama OJTREK

1. Monitoring Presensi Magang

OJTREK menyediakan fitur presensi digital untuk membantu mencatat kehadiran
peserta selama melaksanakan kegiatan magang. Data presensi dapat digunakan
sebagai bagian dari rekapitulasi kehadiran dan monitoring aktivitas peserta.

2. Logbook Aktivitas Harian

Peserta dapat mencatat aktivitas dan pekerjaan yang dilakukan selama kegiatan
magang melalui logbook. Catatan tersebut menjadi dokumentasi perkembangan
aktivitas peserta selama berada di lingkungan kerja.

3. Verifikasi oleh Pembimbing Industri

Salah satu bagian penting dalam OJTREK adalah proses verifikasi aktivitas oleh
pembimbing. Pembimbing dapat melakukan pemeriksaan terhadap data presensi dan
catatan aktivitas peserta sebelum data tersebut digunakan dalam proses
monitoring dan evaluasi.

4. Dashboard Monitoring

Dashboard mentor menyediakan informasi ringkas mengenai peserta yang berada
dalam pengawasan, status verifikasi, evaluasi, serta informasi penempatan.
Dengan tampilan tersebut, pembimbing dapat melihat kondisi peserta tanpa harus
memeriksa data secara manual satu per satu.

5. Monitoring Lokasi Penempatan

OJTREK juga menyediakan visualisasi lokasi penempatan peserta sehingga
pembimbing dapat memperoleh gambaran mengenai distribusi peserta yang sedang
melaksanakan kegiatan magang.

6. Evaluasi Peserta

Data aktivitas dan kehadiran menjadi bagian dari informasi yang dapat digunakan
dalam proses evaluasi. Pembimbing dapat memberikan penilaian terhadap
perkembangan peserta berdasarkan aspek yang telah ditentukan.

7. Rekap dan Laporan

Data yang telah tercatat dapat digunakan untuk menghasilkan rekapitulasi
kegiatan magang. Sistem juga menyediakan dukungan terhadap dokumen laporan
sehingga proses administrasi dapat dilakukan secara lebih terstruktur.

Alur Kerja OJTREK

• Peserta melakukan login ke sistem.
• Peserta melakukan presensi sesuai aktivitas magang.
• Peserta mencatat aktivitas harian melalui logbook.
• Pembimbing industri memeriksa data presensi dan aktivitas.
• Pembimbing melakukan verifikasi terhadap data yang sesuai.
• Pembimbing melakukan evaluasi perkembangan peserta.
• Data aktivitas dan kehadiran direkap untuk kebutuhan pelaporan.

Dashboard untuk Pembimbing Instansi

Dashboard pembimbing menjadi salah satu komponen utama OJTREK. Melalui
dashboard ini, pembimbing dapat melihat jumlah peserta OJT, antrean verifikasi,
evaluasi, informasi penempatan, serta daftar peserta yang berada dalam
pengawasannya.

Selain informasi ringkas, dashboard juga menyediakan akses cepat menuju
aktivitas, logbook, evaluasi, dan laporan sehingga proses monitoring dapat
dilakukan dari satu tempat.

Verifikasi Aktivitas Secara Digital

Proses verifikasi dirancang agar pembimbing dapat memeriksa aktivitas peserta
secara lebih terstruktur. Informasi seperti waktu kehadiran, catatan logbook,
keterangan shift, dan bukti pendukung dapat ditampilkan dalam satu halaman.

Dengan demikian, proses pemeriksaan tidak hanya berfokus pada status hadir,
tetapi juga memberikan konteks mengenai aktivitas yang dilakukan peserta pada
hari tersebut.

OJTREK dalam Mendukung Pengelolaan Pemagangan

Digitalisasi proses monitoring dapat membantu menghubungkan aktivitas peserta
dengan proses pembimbingan dan evaluasi. Pendekatan ini relevan dengan kebutuhan
program pemagangan yang menekankan pengalaman kerja dan pembelajaran yang
sesuai dengan kebutuhan dunia industri.

Pada 2026, Kementerian Ketenagakerjaan memperluas Program Pemagangan Nasional
melalui MagangHub. Dalam salah satu informasi resmi yang dipublikasikan BPVP
Kendari, program tersebut diarahkan untuk memberikan pengalaman kerja dan
pengembangan kompetensi yang relevan bagi peserta.

Dalam konteks tersebut, sistem seperti OJTREK dapat menjadi bagian dari
infrastruktur digital pendukung untuk mendokumentasikan proses pembelajaran,
kehadiran, aktivitas, dan evaluasi peserta selama menjalani kegiatan magang.

Hasil Pengembangan

OJTREK dikembangkan dengan pendekatan yang berorientasi pada kemudahan
monitoring dan penggunaan pada perangkat desktop maupun mobile. Antarmuka
dirancang responsif agar peserta dan pembimbing tetap dapat mengakses sistem
ketika berada di lingkungan kerja.

Pengujian juga dilakukan dengan skenario penggunaan pada peserta magang di
lingkungan BPVP Kendari untuk melihat alur presensi, pencatatan aktivitas,
verifikasi pembimbing, serta proses monitoring yang tersedia dalam sistem.

Kesimpulan

OJTREK merupakan implementasi sistem informasi yang berfokus pada digitalisasi
pengelolaan kegiatan On the Job Training. Sistem mengintegrasikan presensi,
logbook, verifikasi pembimbing, evaluasi, monitoring lokasi, dan pelaporan
dalam satu platform.

Dengan adanya integrasi tersebut, proses dokumentasi kegiatan magang dapat
dikelola secara lebih terstruktur dan memberikan akses informasi yang lebih
jelas bagi peserta maupun pembimbing industri.

Pengembangan OJTREK juga menjadi bagian dari upaya pemanfaatan teknologi untuk
mendukung proses pembelajaran berbasis pengalaman kerja dan memperkuat
keterhubungan antara peserta magang, pembimbing, dan lingkungan industri.